Quanto custa um funcionário para a empresa em 2026 e 2027: conta completa por regime

Saber quanto custa um funcionário para a empresa é o primeiro passo antes de abrir uma vaga. O salário é apenas parte da conta: encargos, provisões e benefícios elevam o valor final. Neste artigo, mostramos a conta completa por regime tributário, com base no salário mínimo de 2026 e na projeção para 2027.

Resposta rápida

Quanto custa um funcionário para a empresa é, na prática, cerca de 1,33 a 1,66 vez o salário bruto, dependendo do regime tributário. No Simples Nacional (Anexos I, II, III e V), o custo fica em torno de 1,33 vez; no Anexo IV e no Lucro Presumido/Real, entre 1,59 e 1,66 vez.

Neste artigo:

• O que entra na conta do custo de um funcionário
• Custo no Simples Nacional
• Custo no Anexo IV e Lucro Presumido
• Quanto custa quem ganha salário mínimo: 2026 x 2027
• Benefícios e custos invisíveis
• Contratar CLT ou PJ: riscos da pejotização
• Como calcular antes de contratar
• Mitos e fatos
• Glossário rápido
• Perguntas frequentes
• Como a Controlpax pode ajudar
• Conclusão
• Sobre quem escreve

O que entra na conta do custo de um funcionário

O custo de um funcionário CLT vai além do salário contratado. A empresa precisa provisionar férias, 13º salário, FGTS e a multa sobre o FGTS em caso de demissão sem justa causa. Esses valores são obrigatórios e devem ser considerados no orçamento mensal.

Além disso, há os encargos trabalhistas: INSS patronal, RAT (Risco Ambiental do Trabalho) e contribuições a terceiros. A incidência varia conforme o regime tributário da empresa e a atividade exercida. Entender essa composição é essencial para não subestimar o custo.

Os benefícios, como vale-transporte e alimentação, também entram na conta. Alguns são obrigatórios por lei, outros dependem de convenção coletiva ou política interna. Por isso, o ideal é simular caso a caso.

Custo no Simples Nacional

No Simples Nacional, os Anexos I, II, III e V recolhem a CPP (Contribuição Patronal Previdenciária) dentro do DAS. Isso significa que não há os 20% de INSS patronal destacados na folha. Porém, os demais encargos e provisões continuam existindo.

Para um salário mínimo de R$ 1.621 em 2026, a conta mensal fica assim:

Esse total representa cerca de 1,33 vez o salário. É o multiplicador de partida para empresas do Simples nos anexos citados. Lembrando que o Fator R no Simples Nacional pode influenciar o anexo de serviços, e a folha de pagamento entra nesse cálculo.

Vale destacar que o anexo do Simples Nacional correto é fundamental para uma estimativa precisa. Cada atividade tem regras específicas.

Custo no Anexo IV e Lucro Presumido

No Anexo IV do Simples Nacional, a CPP de 20% é recolhida à parte, fora do DAS, e o RAT também é devido separadamente. Já no Lucro Presumido e no Lucro Real, incidem INSS patronal de 20%, RAT de 1% a 3% e terceiros em torno de 5,8%, conforme a atividade.

Para o mesmo salário mínimo de R$ 1.621, com RAT de 2% e terceiros de 5,8%, os totais mensais ficam:

A diferença entre regimes é significativa. No Anexo IV, o custo chega a 1,59 vez o salário; no Lucro Presumido/Real, a 1,66 vez. Por isso, saber em qual regime sua empresa está é essencial para calcular corretamente.

Além disso, atividades como construção de imóveis e obras, limpeza, vigilância e advocacia estão sujeitas ao Anexo IV. Se for o caso, o planejamento deve incluir esses percentuais.

Quanto custa quem ganha salário mínimo: 2026 x 2027

O salário mínimo de 2026 é de R$ 1.621, valor que também é a base da primeira parcela do 13º salário de quem ganha o piso nacional.

Para 2027, o projeto de orçamento enviado ao Congresso em 31/08/2026 projeta R$ 1.741. Esse valor é uma projeção: o definitivo sai por decreto no fim de dezembro de 2026, vale a partir de 1º/1/2027 e depende do INPC.

Usando os mesmos multiplicadores, o custo mensal em 2027 seria:

No Simples Nacional, o aumento anual por empregado seria de cerca de R$ 1.910 (R$ 159 x 12). Esse impacto deve ser considerado no fluxo de caixa, especialmente para quem emprega várias pessoas.

É importante reforçar que o valor de 2027 ainda é uma projeção. Mudanças no INPC ou no processo orçamentário podem alterar o número final. Discussões trabalhistas, como o fim da escala 6x1, também podem mexer na conta da folha. Portanto, reavalie os cálculos após a publicação do decreto.

E para outros salários?

Aplicando os mesmos multiplicadores, sem benefícios e com as mesmas hipóteses de RAT e terceiros, o custo mensal estimado para outros salários fica assim:

São estimativas de planejamento, não valores de folha. Horas extras, adicionais, piso da categoria e benefícios mudam o resultado.

Benefícios e custos invisíveis

Além dos encargos obrigatórios, existem custos que muitas vezes passam despercebidos. O vale-transporte, por exemplo, tem contribuição do empregado de até 6% do salário; a empresa paga o que exceder. Já a alimentação depende de convenção coletiva ou política interna.

Exames admissionais e demissionais são custos da empresa. O Ministério do Trabalho e Emprego reúne as normas gerais, e o FGTS Digital é o canal de recolhimento do fundo. Uniformes, equipamentos de proteção e treinamentos também podem entrar na conta, dependendo da atividade. A rotatividade alta gera custos adicionais de rescisão, novo recrutamento e treinamento.

Esses custos invisíveis podem elevar significativamente o valor final. Por isso, ao calcular quanto custa um funcionário para a empresa, inclua uma margem para benefícios e despesas indiretas. A terceirização do departamento pessoal pode ajudar a mapear esses valores.

Contratar CLT ou PJ: riscos da pejotização

Muitos empresários consideram contratar profissionais como PJ para reduzir custos. No entanto, se houver subordinação, habitualidade e pessoalidade, a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo de emprego. Nesse caso, a empresa arca com todos os encargos retroativos e possíveis multas.

A pejotização não é uma forma segura de economizar. Os riscos da pejotização incluem ações trabalhistas, autuações fiscais e passivos significativos. A recomendação é avaliar cada caso com cautela antes de decidir o formato da contratação.

O ideal é buscar orientação especializada antes de optar por esse modelo.

Como calcular antes de contratar

Para saber quanto custa um funcionário para a empresa, siga um passo a passo simples. Isso evita surpresas no orçamento e permite decisões mais assertivas.

1. Defina o salário bruto e verifique a convenção coletiva da categoria.
2. Calcule as provisões de 13º (8,33%) e férias + 1/3 (11,11%).
3. Some o FGTS de 8% sobre salário e provisões.
4. Inclua a provisão da multa de 40% do FGTS.
5. Identifique o regime tributário e aplique os encargos correspondentes (CPP, RAT, terceiros).
6. Acrescente benefícios como vale-transporte, alimentação e exames.
7. Considere custos indiretos como uniforme, treinamento e rotatividade.
8. Simule o custo total mensal e anual antes de abrir a vaga.

Um exemplo prático hipotético: uma empresa de serviços em Fortaleza, optante pelo Simples Nacional (Anexo III), quer contratar um auxiliar administrativo com salário de R$ 1.621. Aplicando o multiplicador de 1,33, o custo mensal seria de aproximadamente R$ 2.153,05.

Se a empresa tivesse benefícios como vale-transporte de R$ 200 e alimentação de R$ 400, o custo subiria para cerca de R$ 2.753,05. Esse valor deve ser comparado com a receita gerada pelo colaborador.

Lembre-se: o multiplicador é apenas um ponto de partida. Cada convenção coletiva, jornada e benefício altera o resultado. Por isso, simule sempre.

E se a contratação for de meio período ou a empresa mudar de regime?

E se a vaga for de meio período? O salário pode ser proporcional à jornada, respeitando o piso aplicável. As provisões acompanham esse valor. Por exemplo, metade do salário gera metade do 13º e das férias.

E se a empresa sair do Simples em 2027? O multiplicador muda: o que era cerca de 1,33 vez pode passar para cerca de 1,66 vez, nas hipóteses deste artigo. A simulação de regime deve incluir a folha.

Mitos e fatos

Mito: “Contratar PJ sempre sai mais barato.”
Fato: Se houver subordinação, habitualidade e pessoalidade, o vínculo CLT pode ser reconhecido, gerando custos retroativos e multas.

Mito: “No Simples Nacional não há encargos.”
Fato: A CPP está dentro do DAS, mas FGTS, provisões e demais encargos continuam existindo.

Mito: “O custo de um funcionário é só o salário.”
Fato: Encargos, provisões e benefícios elevam o custo para cerca de 1,33 a 1,66 vez o salário.

Mito: “O salário mínimo de 2027 já está definido.”
Fato: O valor de R$ 1.741 é uma projeção do projeto de orçamento; o definitivo sai por decreto no fim de dezembro de 2026.

Glossário rápido

FGTS: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, depositado mensalmente em conta vinculada do empregado.

INSS patronal: contribuição previdenciária a cargo da empresa, com alíquota de 20% sobre a folha, exceto no Simples Nacional (Anexos I, II, III e V).

RAT: Risco Ambiental do Trabalho, contribuição que varia de 1% a 3% conforme o grau de risco da atividade.

Provisão: reserva mensal para cobrir despesas futuras, como 13º salário e férias.

Pejotização: contratação de trabalhador como pessoa jurídica, que pode ser descaracterizada se presentes os requisitos do vínculo empregatício.

Fator R: relação entre folha de pagamento e receita bruta que define o anexo do Simples Nacional para serviços.

Perguntas frequentes

Quanto custa um funcionário para a empresa além do salário?

Além do salário, incidem 13º, férias com 1/3, FGTS, multa do FGTS, INSS patronal (quando aplicável), RAT, terceiros e benefícios. O custo total varia de 1,33 a 1,66 vez o salário, conforme o regime tributário.

Qual o custo de um funcionário no Simples Nacional?

No Simples Nacional (Anexos I, II, III e V), a CPP está no DAS, então não há 20% de INSS patronal destacado. Para um salário mínimo de R$ 1.621, o custo mensal fica em torno de R$ 2.153,05, cerca de 1,33 vez o salário.

Como calcular o custo de um funcionário que ganha salário mínimo?

Some ao salário as provisões de 13º (8,33%) e férias + 1/3 (11,11%), o FGTS de 8% sobre esse subtotal e a provisão da multa de 40%. Depois, aplique os encargos do regime tributário e acrescente benefícios.

O que é o Anexo IV do Simples Nacional?

O Anexo IV abrange atividades como construção de imóveis e obras, limpeza, vigilância e advocacia. Nele, a CPP de 20% e o RAT são recolhidos à parte, fora do DAS, elevando o custo do funcionário para cerca de 1,59 vez o salário.

Vale a pena contratar PJ em vez de CLT?

Depende da natureza da relação. Se houver subordinação, habitualidade e pessoalidade, o vínculo CLT pode ser reconhecido, gerando passivos. A pejotização não é uma forma segura de reduzir custos e deve ser avaliada com cautela.

O salário mínimo de 2027 já está definido?

Ainda não. O projeto de orçamento enviado ao Congresso em 31/08/2026 projeta R$ 1.741, mas o valor definitivo sai por decreto no fim de dezembro de 2026, com base no INPC, e vale a partir de 1º/1/2027.

Como a Controlpax pode ajudar

Na Controlpax, fazemos a simulação completa do custo de um funcionário para a sua empresa, considerando o regime tributário, a convenção coletiva e os benefícios oferecidos. Revisamos cada etapa para que você tenha clareza antes de abrir a vaga.

Também simulamos cenários com o salário mínimo de 2026 e a projeção para 2027, ajudando no planejamento financeiro. Nosso time acompanha as mudanças na legislação trabalhista e previdenciária para manter seus cálculos atualizados.

Agende um diagnóstico com a Controlpax

Conclusão

Entender quanto custa um funcionário para a empresa é fundamental para uma gestão financeira saudável. O salário é apenas o começo: encargos, provisões e benefícios podem elevar o custo em até 66%, dependendo do regime tributário.

Antes de contratar, simule todos os valores e considere os custos invisíveis. A consequência de ignorar esses fatores pode ser um desequilíbrio no fluxo de caixa. Conte com a Controlpax para fazer essa análise com precisão.

Sobre quem escreve

Este conteúdo foi produzido pela Equipe Controlpax Contabilidade, escritório de contabilidade e gestão em Fortaleza (CE) desde 2014, que já atendeu mais de 1500 empresas. As informações foram conferidas na CLT, na LC 123/2006, na legislação do FGTS e na proposta orçamentária de 2027 enviada ao Congresso em 31/08/2026 em 04/11/2026.

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